W jaki sposób przechowywać dokumenty księgowe?

W każdym przedsiębiorstwie szczególną uwagę przykładać powinno się na przechowywanie dokumentów księgowych dzięki którym notowane będą operacje gospodarcze zachodzące w naszej firmie.

Przedsiębiorca ma obowiązek zbierać następujące dokumenty:

• faktury przychodowe i kosztowe,
• inne dokumenty kosztowe, np. dowody zapłaty, wyciągi z kont bankowych, itp.,
• dokumentację kasy fiskalnej, w tym paragony i raporty dobowe,
• dowody wewnętrzne przychodowe i kosztowe,
• deklaracje VAT (np. VAT-7 – opisana powyżej),
• rejestry VAT zakupów i sprzedaży,
• ewidencję środków trwałych i / lub wyposażenia,
• ewidencję przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówkę),
• oświadczenia (np. o przeniesieniu środka trwałego do majątku prywatnego). 

Dokumenty te trzeba przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym zostały wystawione. Część dokumentów można przechowywać w formie elektronicznej np. faktury.

Przechowywanie dokumentów księgowych powinno odbyć się tak, żeby w trakcie możliwej kontroli organów skarbowych dostęp do nich był swobodny. Zarówno dokumenty kosztowe, jak i sprzedażowe powinny być przechowywane w porządku chronologicznym i ponumerowane zgodnie z KPiR, a także starannie zabezpieczone przed ewentualnym zgubieniem lub zniszczeniem.

Usługi świadczone przez biuro rachunkowe – to musisz wiedzieć!

Wszyscy dobrze wiedzą, że biuro rachunkowe zajmuje się prowadzeniem księgowości firmy, jednak nie każdy przedsiębiorca wie, że zgłaszając się do biura księgowego może liczyć dodatkowo na porady prawne.

Nawet najlepiej prowadzona działalność gospodarcza może wpaść w niezłe tarapaty, z którymi nie może sobie sama poradzić – rozwiązaniem będzie zasięgnięcie pomocy profesjonalistów pracujących w biurze rachunkowym. 

Warto dobrze przemyśleć decyzję nad wyborem odpowiedniej firmy zewnętrznej dla swojej jednostki. Większość właścicieli przedsiębiorstw wybierając biuro księgowe kieruje się wielkością opłat – jednakże nie zwracają uwagę na liczbę świadczonych usług.

Po bliższym poznaniu okazuje się, że rozszerzenie oferty przykładowo o udzielanie porad niesie ze sobą zwiększenie abonamentu, dlatego zachęcam do rozważenia również innych ofert biur rachunkowych. Także tych, które według nas są za drogie.

Informacje na temat pełnej i uproszczonej księgowości.

Obowiązki przedsiębiorstwa!

Prowadząc działalność gospodarczą przedsiębiorca zobowiązany jest do wykonywania zadań, dzięki którym firma może sprawnie funkcjonować.

Obowiązki przedsiębiorstwa nie kończą się jedynie na sporządzaniu rocznego bilansu oraz rachunku zysku i strat, w czasie prowadzenia bieżącej działalności przedstawiciel firmy zobowiązany jest:

• składać deklaracje do ZUSu i opłacać wyliczone wcześniej składki na ubezpieczenie społeczne,
• ustalać należną zaliczkę na podatek dochodowy oraz uiszczanie odpowiedniej kwoty pieniężnej w Urzędzie Skarbowym,
• opłacać podatek VAT, od nieruchomości, od środków transportu,
• sporządzać wszelkie dokumenty księgowe.

Konto księgowe

Konto księgowe jak sama nazwa mówi, służy do rejestracji zdarzeń gospodarczych i transakcji, które dotyczą przedsiębiorstwo. Każda jednostka, która prowadzi księgowość posiada różnorodne konta księgowe tworzące system, w którym księguje się zdarzenia o charakterze jednorodnym i księguje się np. zobowiązania krótkoterminowe, środki trwałe i wiele innych.

Budowa konta księgowego przypomina literę T. (przez co nazwane jest T-owe) i jest dwustronne.

Jedna strona zapisuje operacje powodujące zwiększenie jakiegoś składnika majątku natomiast po drugiej stronie operacje, które zmniejszają.


gdzie:
Dt - debet
Wn - winien
Ct - Credit
Ma - Ma

Warto wiedzieć, że zapisane operacje po stronie Dt nazywa się zapisaniem w ciężar konta, bądź obciążeniem konta, natomiast zapisane operacje po stronie Ct określane są jako uznanie konta lub też zapisanie na dobro konta.

Na samym końcu wypełniania konta zlicza się wartość operacji i odpowiednio odejmuje się od większej kwoty niższą kwotę a wynik z odejmowania zapisuje się po przeciwnej stronie, czyli np. odjęliśmy wartość Dt od Ct i wyszło nam 32 850 zł to tę kwotę zapisujemy pod kwotą, która wyszła z dodawania, czyli w tej sytuacji pod Ct. Ostateczny wynik podkreślamy dwoma kreskami.

Udzielanie pożyczki innej firmie...

Jak w każdym przedsiębiorstwie może zdarzyć się sytuacja, iż zabraknie środków finansowych do dalszego prowadzenia działalności gospodarczej. Co w takiej sytuacji? - najlepszym rozwiązaniem będzie pożyczka od innej, zaprzyjaźnionej firmy, lecz w jaki sposób zaksięgować i w której pozycji bilansowej należy wykazać wartość udzielonej pożyczki. ?  

Odpowiedź nie jest taka prosta jakby się miało wydawać. Wartość udzielonej pożyczki należy wpisać w pozycji pod nazwą : „Rozrachunki z tytułu pożyczek udzielonych”.  Pamiętajmy, że zgodnie z art. 4 ust. 2 uor zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną. 

Chcąc przedstawić jak należy zaksięgować operację na koncie księgowym należy wcześniej wytłumaczyć istotę konta księgowego. Więcej informacji dowiecie się w kolejnym wpisie, który ukarze się niebawem. 

Zmiana wymagań co do osób prowadzących księgowość firmy.

10 sierpnia 2014 roku weszły w życie zmiany dotyczące osób, które mogą prowadzić księgowość firm. Okazuje się, że każda osoba, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych, a która także nie była karana, może świadczyć usługi dotyczące prowadzenie ksiąg rachunkowych. Jest to możliwe dzięki temu, że Ministerstwo Finansów zlikwidowało cały proces ubiegania się o certyfikat księgowy.

Ustawa ta modyfikuje dziewięć zawodów związanych z rynkiem finansowym. Wśród tych zawodów znajdują się: osoby usługowo prowadzące księgi rachunkowe, biegli rewidenci, doradcy podatkowi, agenci celni, aktuariusze itd.

Modyfikacja ustawy dotyczącej prowadzenia ksiąg rachunkowych jest również:
 
→ dopracowaniem przepisów mówiących o odpowiedzialności kierownika danej jednostki, co oznacza, że obowiązek prowadzenia wspomnianych ksiąg można powierzyć przedsiębiorcy usługowemu, który zajmuje się ich prowadzeniem. Przedsiębiorca ten zostanie obarczony odpowiedzialnością za ewentualne szkody wynikające z wykonywania obowiązku rachunkowego.

→ dopracowaniem przepisów w zakresie odpowiedzialności karnej za usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, a także odpowiedzialności za świadczenie usług bez zawarcia umowy ubezpieczenia OC.

Z racji tego, iż zniesiony został wymóg posiadania certyfikatu zezwalającego na prowadzenie takowej działalności, odpowiedzialność karna w tym zakresie została ograniczona. Tym sposobem odpowiedzialnością karną zostanie obarczona osoba, która świadczy usługi księgowe bez spełnienia obowiązujących do tej pory warunków. 

Outsourcing w usługach księgowych

Polega on na powierzeniu prowadzenia ksiąg rachunkowych podmiotowi zewnętrznemu. Jest to czynność, a w zasadzie proces efektywny, ale każdy przedsiębiorca powinien na bieżąco ją kontrolować i monitorować. Najważniejsze w tym wszystkim jest to, aby wybrać najlepszą możliwą opcję. Decyzja powinna zostać podjęta na bazie uzyskanych informacji, doświadczenia, ale także opinii osób, które taką decyzję mają już za sobą.

Do regulacji określających działanie outsourcingu zaliczają się przede wszystkim wyznaczniki określone przez Komitet Bazylejski oraz Europejską Komisję Nadzorów Bankowości. Zgodnie z tym, umowa outsourcingowa musi określać zakres oraz poziom czynności, które będą świadczone. W kwestii tej prawa Klientów nie powinny być naruszane (przede wszystkim kwestia dochodzenia odszkodowania). Podmiot, który docelowo będzie regulowany, powinien rozważyć wszystkie operacyjne oraz finansowe wpływy outsourcingu na firmę.

Europejska Komisja Nadzorów Bankowych określa następujące zasady dotyczące outsourcingu:
→ zadania zarządu oraz kluczowa i strategiczna odpowiedzialność nie mogą być outsourcingowe,
→ to na zarządzie spoczywa całkowita odpowiedzialność za zarządzanie ryzykiem,
→ firma outsourcingowa musi być ostrożna w czasie wprowadzania istotnych zmian,
→ w kwestii zagadnień o mniej istotnym charakterze, nie powinno być ograniczeń,
→ firma outsourcingowa musi posiadać swoją strategię, plany awaryjne oraz sposoby na zakończenie współpracy,
→ umowa outsourcingu powinna mieć formę szczegółowego kontraktu, 

→ organy nadzorujące muszą mieć wgląd w firmowe informacje, a także prawo do zamawiania oraz dokonywania inspekcji u usługodawcy,
→ organ nadzorujący powinien kontrolować ryzyko w sytuacji, gdy usługodawca świadczy usługi na rzecz kilku firm.