W jaki sposób przechowywać dokumenty księgowe?

W każdym przedsiębiorstwie szczególną uwagę przykładać powinno się na przechowywanie dokumentów księgowych dzięki którym notowane będą operacje gospodarcze zachodzące w naszej firmie.

Przedsiębiorca ma obowiązek zbierać następujące dokumenty:

• faktury przychodowe i kosztowe,
• inne dokumenty kosztowe, np. dowody zapłaty, wyciągi z kont bankowych, itp.,
• dokumentację kasy fiskalnej, w tym paragony i raporty dobowe,
• dowody wewnętrzne przychodowe i kosztowe,
• deklaracje VAT (np. VAT-7 – opisana powyżej),
• rejestry VAT zakupów i sprzedaży,
• ewidencję środków trwałych i / lub wyposażenia,
• ewidencję przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówkę),
• oświadczenia (np. o przeniesieniu środka trwałego do majątku prywatnego). 

Dokumenty te trzeba przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym zostały wystawione. Część dokumentów można przechowywać w formie elektronicznej np. faktury.

Przechowywanie dokumentów księgowych powinno odbyć się tak, żeby w trakcie możliwej kontroli organów skarbowych dostęp do nich był swobodny. Zarówno dokumenty kosztowe, jak i sprzedażowe powinny być przechowywane w porządku chronologicznym i ponumerowane zgodnie z KPiR, a także starannie zabezpieczone przed ewentualnym zgubieniem lub zniszczeniem.

Zawieszenie działalności gospodarczej.

Z zawieszeniem działalności gospodarczej mamy do czynienia, gdy przedsiębiorca z jakiegoś powodu zmuszony jest do chwilowego zaprzestania prowadzenia bieżącej produkcji, świadczenia usług czy sprzedaży towarów. Mówimy wówczas, że firma źle obsługuje system finansowy.

Jeżeli przedsiębiorca po pewnym okresie bezczynności chce powrócić na rynek, może praktycznie w każdej chwili wznowić działalność gospodarczą i generować zyski. Konieczne będzie tylko wypełnienie odpowiednich dokumentów i udanie się do kilku instytucji.

Inna sytuacja dotyczy upadłości, przedsiębiorca chcąc funkcjonować na rynku będzie musiał od nowa przechodzić wszystkie etapy rejestracji, dlatego większość firm decyduje się na zawieszenie, aniżeli upadłość.

Jednak tym razem warto przemyśleć temat księgowości: samodzielna czy zewnętrzna.

Czego dotyczy okres sprawozdawczy?

Okres sprawozdawczy – okres prowadzenia działalności, za który sporządza się sprawozdanie finansowe lub inne sprawozdania sporządzane na podstawie ksiąg rachunkowych. Wszelkie istotne informacje zostały określone w Ustawie o Rachunkowości. Czas ten najczęściej pokrywa się z rokiem obrotowym, który natomiast w większości przypadków pokrywa się z rokiem kalendarzowym. 

Dlatego uważa się, że w polityce rachunkowości danej firmy powinna znaleźć się wzmianka o tym, że bilans, rachunek zysków i strat, a także informacja dodatkowa są przygotowywane z końcem roku obrotowego zgodnie ze stanem na dzień bilansowy, którym jest ostatni dzień roku.

Bardziej dokładne i precyzyjne okresy sprawozdawcze ustalane są przez organizacje, które uwzględniają sposób działania, a także przyjęty sposób rozliczania m.in. z Urzędem Skarbowym. Wszystko musi odbywać się zgodnie z przepisami prawa podatkowego, które zostało przyjęte dla danego państwa.