Przedsiębiorca ma obowiązek zbierać następujące dokumenty:
- faktury przychodowe i kosztowe,
- inne dokumenty kosztowe, np. dowody zapłaty, wyciągi z kont bankowych, itp.,
- dokumentację kasy fiskalnej, w tym paragony i raporty dobowe,
- dowody wewnętrzne przychodowe i kosztowe,
- deklaracje VAT (np. VAT-7 – opisana powyżej),
- rejestry VAT zakupów i sprzedaży,
- ewidencję środków trwałych i / lub wyposażenia,
- ewidencję przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówkę),
- oświadczenia (np. o przeniesieniu środka trwałego do majątku prywatnego).
Dokumenty te trzeba przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym zostały wystawione. Część dokumentów można przechowywać w formie elektronicznej np. faktury.
Przechowywanie dokumentów księgowych powinno odbyć się tak, żeby w trakcie możliwej kontroli organów skarbowych dostęp do nich był swobodny. Zarówno dokumenty kosztowe, jak i sprzedażowe powinny być przechowywane w porządku chronologicznym i ponumerowane zgodnie z KPiR, a także starannie zabezpieczone przed ewentualnym zgubieniem lub zniszczeniem.
