Faktury – przechowywanie i archiwizowanie.

Prowadząc firmę, na pewno dokonujesz różnego rodzaju transakcji w obrocie gospodarczym. Do najczęściej wystawianych dokumentów można zaliczyć faktury. Jak wynika z treści prawnej, przedsiębiorcy są zobowiązani nie tylko do przechowywania dokumentacji księgowej, ale również do przesyłania jej do kontrahentów.

Każdy podatnik, aby mógł przesyłać do swoich kontrahentów faktury, musi posiadać jego akceptację. Nie ma odgórnie ustalonej formy, w jakiej musi zostać złożona ta zgoda, jednak zaleca się, aby była to wersja pisemna. Często również zaleca się, aby tego typu dokument zawierał informację na temat adresu lub numeru faksu, na który dokumenty będą przesyłane (dzięki temu odbiorca ma możliwość oceny autentyczności tych odebranych dokumentów).

Przedsiębiorcy w Polsce mogą wybrać dla swojej firmy system wystawiania, a także przechowywania faktur. Nie ma narzuconej zasady czy muszą być one w formie elektronicznej, czy w papierowej przesyłanej formą elektroniczną.

Przedsiębiorca samodzielnie musi podjąć decyzję na temat tego, jakim sposobem będzie przechowywał dokumenty księgowe i przesyłał do kontrahentów.

Na czym polega system faktur papierowych ?
Opcja ta jest tradycyjna i polega na tym, że wystawca dokumentu drukuje fakturę w dwóch egzemplarzach (nie powinny to być kopie), jedną pozostawia w przedsiębiorstwie, a drugą przekazuje kontrahentowi.


Na czym polega system faktur elektronicznych ?

W tym systemie, przedsiębiorca wystawia faktury w wersji elektronicznej (w określonym wcześniej formacie), a następnie w tym samym formacie przesyła je do odbiorcy. Sposób ten w ostatnim czasie cieszy się sporym powodzeniem, gdyż uważa się, że to, co jest na komputerze, jest bezpieczniejsze. Być może, ale dla pewności lepiej te dokumenty zgrać na nośnik danych lub po prostu zapisać na serwerze.

… a system mieszany ?

Jest on stosowany na dwa różne sposoby. Jeden z nich polega na tym, że przedsiębiorca wystawia fakturę w sposób elektroniczny, a następnie przechowuje je w formie papierowej. Natomiast drugi sposób polega na wystawieniu faktury w formie tradycyjnej, a przechowanie jej w formie elektronicznej.