Przedsiębiorca, który zatrudnia w swojej firmie pracowników posiada dodatkowe obowiązki związane z obsługą kadrowo-płacową. Jednym z jego obowiązków jest prowadzenie akt pracowniczych. Przedsiębiorca niezależnie od formy prawnej prowadzonej działalności oraz od ilości zatrudnianych pracowników zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy
każdego pracownika. W przypadku gdy pracodawca nie prowadzi wymaganej dokumentacji lub, gdy prowadzi ją w niewłaściwy sposób grozi mu kara grzywny w wysokości od 1.000 zł do 30.000 złotych.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami akta pracownicze dzielą się na:
część A - w tej części powinny znajdować się dokumenty dotyczące ubiegania się o pracę przez pracownika np. kwestionariusz osobowy, list motywacyjny,
część B - w tej części dokumenty powinny dotyczyć nawiązania oraz przebiegu stosunku pracy np. umowa o pracę, aneks do umowy, zaświadczenia lekarskie,
część C - w tej części znajdują się dokumenty dotyczące zakończenia stosunku pracy np. wypowiedzenie, świadectwo pracy.
Obecnie istnieje obowiązek przechowywania akt osobowych przez okres 50 lat, jednak planowane są zmiany w tym zakresie. Rząd planuje skrócić okres przechowywania akt pracowniczych do 10 lat oraz umożliwić przechowywanie tej dokumentacji w formie elektronicznej.
