Celem wystawienia rachunku jest potwierdzenie zawarcia transakcji. Forma regulowana jest ordynacją podatkową.
Rachunek może być wystawiany przez podatników prowadzących działalność gospodarczą – pod warunkiem, że podatnik innymi przepisami prawa nie jest zobowiązany do wystawienia faktury.
Rachunek wystawiany jest na żądanie odbiorcy towarów lub usług. Powinien być wystawiony w terminie 7 dni (mamy dwa warianty terminu, od kiedy powinno się liczyć):
- jeżeli od sprzedawcy zażądano wystawienia rachunku przed wykonaniem danej usługi bądź sprzedaży towaru - to rachunek należy sporządzić w ciągu 7 dni od dnia wykonania tej usługi lub sprzedaży towaru,
- jeżeli jednak zażądano wystawienia rachunku po wykonaniu usługi lub po sprzedaży towaru, to rachunek należy wystawić w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania. W sytuacji, gdy żądanie takie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usług, to podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku.
Okres przechowywania rachunków wynosi 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został wystawiony rachunek.
Każdy rachunek powinien posiadać unikalny i kolejny numer oraz:
- dane sprzedawcy/kupującego lub wykonawcy/odbiorcy usługi
- datę wystawienia
- datę sprzedaży
- określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług, a także ich ceny jednostkowe
- ogólną sumę należności, która powinna być wyrażona liczbowo i słownie
Rachunek wystawia się w dwóch egzemplarzach - dla wystawcy i kupującego.
