Przepisy zawarte w Kodeksie Pracy, nakładają na przedsiębiorcę, który zatrudnia pracowników obowiązek prowadzenia odpowiedniej dokumentacji związanej z zatrudnieniem każdego z nich. Oznacza to to, że bez względu na to, jakich rozmiarów jest dana firma oraz ilu pracowników zatrudnia przedsiębiorca, jest on zobowiązany do prowadzenia akt osobowych.
Wszelkie szczegółowe informacje na temat prowadzenia owej dokumentacji można znaleźć w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku.
Akta osobowe dzielimy na trzy części: A,B oraz C. Tak więc:
- część A dotyczy dokumentów zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (CV, kwestionariusz osobowy, kwalifikacje zawodowe, orzeczenie lekarskie o możliwości podjęcia pracy, świadectwa ukończonych szkół itp.),
- część B dotyczy nawiązywania stosunku pracy (zapoznanie się z BHP, PIT-2, umowa o pracę, orzeczenie lekarskie itp.),
- część C dotyczy zakończenia stosunku pracy (wypowiedzenie umowy, świadectwo pracy itp.).
Prowadzone akta pracowników należy przechowywać w firmie przez 50 lat od chwili ustania stosunku pracy. Jak się okazuje, miejsce do przechowywania owych dokumentów jest również bardzo istotne i tym sposobem należy im zapewnić odpowiednią temperaturę i wilgotność powietrza, a dodatkowo zabezpieczyć przed zniszczeniem, uszkodzeniem, kradzieżą oraz dostępem osób trzecich.
Dowiedz się również więcej na temat kontroli krzyżowej!
